Règlement Général pour la Protection des Données

L’actualité témoigne d’un nombre de plus en plus important de failles de sécurité et d’attaques informatiques. Ces dernières peuvent avoir des conséquences désastreuses sur l’activité des entreprises. Le niveau de sécurité de l’entreprise dans sa globalité se pose, ainsi les données personnelles doivent faire l’objet de mesures de sécurité particulières, informatiques et physiques. 

Dans tous les secteurs d’activité, les clients seront très attentifs à la mise en œuvre du RGPD par leurs prestataires. Il s’agit donc d’un sujet crucial pour les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’entreprises, à la fois pour maintenir leurs relations commerciales existantes mais également pour éventuellement en conquérir de nouvelles. Si vous respectez le RGPD, vous aurez un avantage concurrentiel !

Quelles sont les actions à mener pour une mise en conformité RGPD ?

Dans votre registre, créez une fiche (sous-registre) pour chaque activité ou traitement recensés, en précisant :

• Les acteurs : le(s) responsable de traitement (l’entreprise), les sous-traitants.
• Les catégories de données utilisées (exemple pour la paie : nom, prénom, date de naissance, salaire, etc.).
• Descriptif du risque : (vol, piratage, pertes de données).
• L’objectif poursuivi ou la finalité (exemple : Gestion du personnel, obligations légales, paiement des salaires).
• Déterminer le flux de données : (exemples : PC, disques dur externes, cloud, supports papier).
• Qui a accès aux données (le destinataire - exemple : service chargé du recrutement, service informatique, direction, prestataires, partenaires, hébergeurs).
• La durée de conservation de ces données (durée durant laquelle les données sont utiles d’un point de vue opérationnel, et durée de conservation en archive).
• Données nécessitant la mise en place d’une analyse d’impact (PIA).
• Mesures de sécurité : Mises en œuvre et préventions pour protéger les données à caractère personnel.
• Identification et priorisation des actions à mener.

LA DOCUMENTATION SUR VOS TRAITEMENTS DE DONNÉES PERSONNELLES

• Le registre des traitements (pour les responsables de traitements) ou des catégories d’activités de traitements (pour les sous-traitants).
• Les analyses d’impact sur la protection des données (PIA) pour les traitements susceptibles d'engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.
• L'encadrement des transferts de données hors de l'Union européenne (notamment, les clauses contractuelles types, les BCR et certifications)

L'INFORMATION DES PERSONNES

• Les mentions d’information
• ?Les modèles de recueil du consentement des personnes concernées,
• Les procédures mises en place pour l'exercice des droits

LES CONTRATS QUI DÉFINISSENT LES RÔLES ET LES RESPONSABILITÉS DES ACTEURS

• Les contrats avec les sous-traitants
• Les procédures internes en cas de violations de données
• Les preuves que les personnes concernées ont donné leur consentement lorsque le traitement de leurs données repose sur cette base.

• Le nom et les coordonnées de chaque client pour le compte duquel vous traitez des données.
• Le nom et les coordonnées de chaque sous-traitant ultérieur, le cas échéant.
• Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données, le cas échéant.
• Les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque client.
• Les transferts de données hors UE que vous effectuez pour le compte de vos clients, le cas échéant.
• Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en place.

• Que vous ne traitez aucune donnée dite « sensible » ou, si c’est le cas, que vous avez bien le droit de les traiter.
• Que seules les personnes habilitées ont accès aux données dont elles ont besoin.
• Que vous ne conservez pas vos données au-delà de ce qui est nécessaire.

• Pourquoi vous collectez les données (« la finalité » ; par exemple pour gérer l’achat en ligne du consommateur).
• Ce qui vous autorise à traiter ces données (le « fondement juridique » : il peut s’agir du consentement de la personne concernée, de l’exécution d’un contrat, du respect d’une obligation légale qui s’impose à vous, de votre « intérêt légitime »).
• Qui a accès aux données (indiquez des catégories : les services internes compétents, un prestataire, etc.).
• Combien de temps vous les conservez (exemple : 5 ans après la fin de la relation contractuelle).
• Les modalités selon lesquelles les personnes concernées peuvent exercer leurs droits (via leur espace personnel sur votre site internet, par un message sur une adresse email dédiée, par un courrier postal à un service identifié).
• Si vous transférez des données hors de l’Union européenne (précisez le pays et l’encadrement juridique qui maintient le niveau de protection des données).
• Pour éviter des mentions trop longues au niveau d’un formulaire en ligne, vous pouvez par exemple, donner un premier niveau d’information en fin de formulaire et renvoyer à une politique de confidentialité sur votre site internet.
• À l’issue de cette étape, vous avez répondu à votre obligation de transparence

• Renforcer la confiance qui sécurise la relation-client.
• Vous mettre à l’abri de critiques sur les réseaux sociaux, ou de réclamations auprès de la CNIL.